企业文档控制
葡萄城推出的文档管理控制解决方案（Document Control System）基于Microsoft Office SharePoint Server，为客户提供一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台，可以对文档生命周期的各个环节进行有效管理。该系统能帮助客户提高文档制作效率、规范处理流程、增强文档和信息的安全性并降低管理和运营的总体成本。
管理难点
企业的文档库通常由组织内部文档和外部文件构成，使用者和管理者按照各自的需求对文档管理提出了不同要求。
对于普通用户而言，方便快捷找到自己需要的文档是先决条件。但数量巨大的文档，复杂的结构体系往往令人无所适从。葡萄城总结了大部分企业员工头疼的问题，归纳如下：
- 如何找到我所需要的文档？
- 如何确保当前所找到的文档是最新版本？
- 如何方便地将文档共享给团队成员？
- 如何方便地查看文档的基本信息？
对于管理者，其考虑的问题自然比普通用户更为深远，集中体现于以下方面：
- 如何确保组织内部文档的安全性？
- 如何对经常使用到的组织外部文件进行管理？
- 如何让文档的审批流程有效、高效、顺畅？
- 如何让员工及时知晓哪些文档发生了变更以及失效被清除？
系统架构
文档管理控制解决方案为三层架构，分别是系统层、基础服务层、应用层。
- 系统层：底层操作系统基于Windows Server，数据库采用SQL Server，并需部署SharePoint Server 2007、RMS；系统与AD域集成，所有的系统用户信息从AD中导入。
- 基础服务层：分存储、安全、流程、管理、扩展服务五大模块
- 存储服务：对文档等提供高性能的存储访问
- 安全服务：实现多个层次的安全保证，针对文档进行查看、复制、打印、更改、另存、过期时间等设置
- 流程服务：基于葡萄城工作流引擎，实现流程的自定义流转
- 管理服务：快捷的文档备份、恢复功能显著降低系统的运维压力
- 扩展服务：支持基于Web Service方式调用，能方便实现与第三方系统的集成
- 应用层：涵盖整个文档生命周期，包括文档的发起、审批过程、文档发布、文档日常的检索查询使用以及后续的定期更新。
- 文档协同门户：提供企业用户访问系统的主要界面，用于进行日常的文档协作和信息的发布。具有身份认证、界面友好、易于操作的特色。
解决方案优势：
- 提高文档安全性 文档管理控制解决方案将企业内部所有的文档均保存在文档库中，对于文档库的访问基于严格的权限控制。
- 自定义流程满足企业动态需求 文档管理控制解决方案允许用户在发起审批流程时进行自定义，灵活适应企业发展。
- 跨越部门地理界限的高效协作 文档管理控制解决方案提供安全方便的文档存储平台，使得不同业务部门能将各自的文档放在同一个平台进行管理。同时，文档平台覆盖企业各地分支机构，即使合作团队分处各地乃至不同国家，也能在这个统一的平台上及时找到相关工作文档，进行高效协作。
- 易于操作的系统 文档管理控制解决方案提供的文档存储平台易于操作，大量采用Ajax技术来提高用户使用体验。整个文档平台界面友好，充分考虑到用户的使用习惯与方便性。
客户收益
葡萄城为不同行业的客户实施了文档管理控制解决方案，具体收益体现在以下方面：
- 提高效率 文档平台提供简单、人性化的检索功能，节省员工查找信息的时间。基于葡萄城工作流引擎的审批流程使得文档发布、修改、废弃都能及时进行，提高工作效率。
- 降低安全风险 集中且严格的权限控制提升了文档保护的安全系数，减少信息外泄的隐患。
- 明确工作职责 清晰的角色定义，使团队成员明确自己的工作职责。
- 信息共享，高效协作 文档平台给企业带来的最大利益体现于“信息高速共享，部门高效协作”。
经典案例：
UL美华认证
UL美华认证运用葡萄城的文档控制解决方案，将企业内部所有的文档均保存在文档库中，对于文档库的访问采取严格的权限控制，保障文档安全。
（更多内容请点击UL美华认证成功案例）