2013.02.18 —— 巴德差旅和费用报销系统成功案例
费用内控向来是企业关注的重点，但是在手工操作前提下，对于费用的统计和管理往往不够及时、准确。特别是销售众多的医疗企业，员工出差及各项业务费用的报销申请都十分频繁。因此，将手工流程电子化从而加强对费用的管控成为医疗企业IT发展的必然趋势。
上海葡萄城信息技术有限公司（以下简称：GrapeCity）推出的预算和费用报销系统获得众多跨国企业认可，在先灵葆雅、默沙东、罗氏诊断、日立、妮维雅等公司成功应用后，日前又在巴德医疗成功上线。
一、 客户背景
巴德公司是一家致力于推广具有世界领先水平医疗技术和产品的跨国企业，其业务范围涵盖血管、泌尿、肿瘤和专业外科等医疗领域适用的医疗器械的开发、生产和销售。在开发供单个病人应用的手术器材和专业护理器材方面，巴德公司在行业中始终处于领先的位置，主要产品线包括：外科补片、PICC、植入式输液港、血管支架、扩张球囊、人工血管、滤器、消融导管、多导生理仪、活检枪针、肾造瘘产品、输尿管支架、导尿管、各种手术导管与导丝。
自1996年进入中国之后，巴德公司在IT建设方面亦投入心力，并与GrapeCity达成长期合作，共同攻克医疗企业IT难题。
二、 业务难题
GrapeCity的顾问通过对巴德医疗详尽的需求调研，发现问题主要集中在以下方面：
- 报销周期过长 巴德医疗原有的手工报销方式需要销售填写报销单据后，连同发票一起快递到总部，经相关人员审批后再由财务将数据导入Oracle JDE进行支付。若审批人员出差、休假，或递交的发票、单据有误，整个周期还将无限延长。
- 预支管理不便 销售出差经常会伴随借款发生，尤其巴德医疗的员工在入职之初就能根据各自权限申请一笔永久预支款，这笔款项在离职时予以结算。手工处理方式下，借款及还款对于当事人和财务处理人员都相当不便。
- 报销过程存在重复工作 大多数医疗企业在财务报销的最后环节都利用ERP进行支付，囿于手工处理方式，财务人员不得不重新输入单据号、金额明细等内容，从实际效果看这部分工作完全属于重复劳动。
- 报表查询不便 对于管理者而言，以往手工报销方式并不能随时全面地了解、查询费用的实际使用情况，也不能及时统计异常报销单、未合规报销单的提交人数。
三、 解决方案重点
GrapeCity的预算和费用报销系统着重解决企业内部费用管控难题，强化了以下功能：
- 1． 预算管理：系统提供的接口可以分别从预算系统导入个人预算以及其他系统产生的报销费用，并且在同一张报表中进行统计。通过该功能，申请人和审批人都能随时了解预算使用情况。
- 2． 数据关联：系统加强了数据间的关联性，将差旅申请、预支申请与报销进行关联。通过下拉表单即可显示所有出差及预支申请，申请人可以方便地选择差旅费用需要关联的申请单据并充抵对应的预支单据。
- 3． 流程管理：系统除将审批流程电子化之外，还另有自动加签功能。当报销金额超出申请人的限额时，系统给出超标提醒并根据预先设定的规则自动加签审批人，从而确保报销合规。另外，系统还具有代理功能，审批人可将审批权限委托给他人，保证审批能及时进行。
- 4． 条形码管理：申请人打印报销申请单时，系统会自动赋予单据条形码。财务人员接收单据后，只需用电子扫描枪扫描条形码，系统即弹出相应单据，不再需要手动输入单据号，节省了相关人员的工作量。
- 5． 报表管理：根据巴德医疗实际需求，定制了实际费用、报销未合规统计、报销周期、预算实际比较、招待礼品明细、实际招待礼品统计、异常报销单、协议酒店住宿金额、月度报销、退单、月度报销统计等多张报表，帮助管理者全面分析、掌握企业日常及业务营运情况。
- 6． 与财务系统对接：出纳完成报销后，会计可以直接导出付款凭证并批量导入JDE系统进行付款操作，避免在JDE中重复输入的工作。
四、 客户收益
预算和费用报销系统不仅实现了无纸化办公的理想，更为巴德医疗带来诸多收益：
- 提高效率 系统提供离线填写模式，即使出差在外地的员工也能及时将费用单据上传总公司审批，保证资金运转。审批的过程不再需要员工拿着单据在各审批人办公室、财务部门之间来回折返，系统通过邮件提醒审批者有亟待审批的单据，即使审批者出差在外，也不影响报销流程的运转，避免了拖沓。
- 提升审批透明度 系统通过权限设置提供不同级别的查询功能。普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录，并可点击查看单项费用的审批纪录。主管按部门可查询自己权责范围之内的所有差旅办公费用等纪录，而更高层领导者则可查看公司全体员工的报销情况，从而了解每一笔支出的用途。
- 降低运营成本 系统设有费用预算管理这一功能项，提供预算与实际成本的对比报表，有助于主管了解在哪些方面支出超过了预算，可节约不必要的浪费，从而降低企业总体运营成本。
五、 GrapeCity医疗行业解决方案
GrapeCity针对医疗器材行业已形成一整套管理解决方案，包括：分销商管理系统、注册证管理系统、预算和费用报销系统、招投标管理系统、渠道管理系统、工具管理系统、工程师售后服务系统、电子标签（RFID）解决方案等，并且在强生医疗器材、美敦力、巴德医疗、辛迪思、贝朗、施乐辉、柯达医疗等多家全球知名医疗企业成功实施上线，均获得显著收益。